オフィス環境改善で生産性・業務効率アップ？仕組みと改善方法を解説

企業経営者、上層部や管理職の方たちが頭を抱えている問題を、オフィス環境を見直すだけで改善が期待できるとなれば、興味を持つ方も多いのではないでしょうか。実際にオフィス環境を改善すると以下のようなメリットがあると考えられています。

 

しかし、多くのメリットがあると言われても、日々の業務に追われる中で「今日からすぐ改善を！」というわけにいかないことも事実でしょう。

 

そこで本記事では、そんなオフィス環境改善について、なぜ改善が必要なのかという根本的な理由を始めとして、実際の改善方法まで詳しく解説していきます。

 

比較的すぐに改善できる方法にまで触れているので、オフィス環境改善にご興味があるのなら、ぜひ最後までご参考にしてください。

 

オフィス環境の改善が必要な理由は5つ

 

そもそも、なぜ、昨今ではオフィス環境の改善が必要だと言われているのでしょうか？オフィス環境の改善が必要だとされる理由は、以下5つに集約されます。

 

 

それぞれの簡単な例も併せて紹介しているため、自社のオフィスと比べて改善が必要かどうか確認してみましょう。

1.オフィスの環境によって従業員がストレスを感じるから

 

オフィス環境改善が必要な理由の一つとして、オフィスの環境によっては従業員がストレスを感じやすいという点が挙げられます。

 

実際、2025年に株式会社イデックスビジネスサービスが行った調査では、アンケートに回答した方の実に7割がオフィス環境にストレスを感じている（※1）と答えています。嫌だと感じる理由は多岐にわたりますが、一例は以下の通りです。

引用元：https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000005.000065633.html

これらは多くの企業・オフィスでも、聞こえてくる言葉ではないでしょうか。オフィス環境によって従業員がストレスを感じているということは、それだけ業務の効率が下がったり離職率が向上したりする恐れもあります。

 

業務ができるスペースさえあれば良いのでは？という考え方が通じなくなっていることも事実なのです。

2.オフィスの環境によって健康被害が出る恐れがあるから

オフィスの環境によって、従業員の健康被害が出る恐れがある点も、オフィス環境改善が必要とされる理由の一つです。健康被害の一例としては以下のようなものが挙げられます。

また空調問題については、古くから問題視されていますが、昨今の猛暑日の多さなどから空調調整だけでなく、空気質の問題も課題となっています。

 

 

ですが、上記のようにオフィス環境によっては、従業員に健康被害が出る恐れもあるため、温湿度だけでなく空気質への対策も重要となっています。

 

3.業務効率が低下する可能性があるから

オフィス環境が悪いと、業務効率が低下する可能性も否めません。上記までで解説してきたストレスや健康被害が起こる要因によって、結果的に業務効率の低下を招くことになるのです。

 

実際にハーバード大学の研究でもVOC濃度高い建物にいる人と、VOC濃度が低い建物にいる人では1.61倍～2倍以上の生産性差が出る結果となりました。

 

ただ、オフィスの空気質が整っていないだけで、こんなにも業務に支障が出るのです。基本的に従業員だけでは解決できない問題も考えられるため、オフィス環境の改善が必要だとよく分かります。

 

4.従業員同士のコミュニケーションがとりづらくなる

オフィス環境の改善が必要な状態を放っておくと、従業員同士のコミュニケーションがとりづらくなるということも考えられます。

 

従業員同士のコミュニケーションがとりにくくなると、その分スムーズな業務の進行が行えなくなるため、結果的に業務効率や生産性の低下にもつながるでしょう。従業員同士のコミュニケーションがとりづらいオフィスとは、以下のような例が考えられます。

仕事場である以上、オフィスで学生のように従業員同士が仲良くなる必要はありません。しかし、円滑なコミュニケーションが業務をスムーズに進めることもまた事実です。

 

オフィスの環境によっては、上記のような問題につながることもあると把握しておきましょう。

 

5.オフィス環境によって災害時に対応ができない

オフィス環境が悪いために、災害時の対応が難しいというケースも考えられます。こちらは、日常業務では問題がないため気づきにくい盲点といえるかもしれません。

 

災害時に対応できないオフィス環境とは、以下のような例が挙げられます。

災害対策とは、デスクや書棚を固定したり、固定できないときは防振グッズを遣ったりすることを指します。防振グッズ程度であればすぐに対処できるため、まだ災害対策を何もしていないのであれば、ここから始めても良いでしょう。

 

オフィス環境を改善することで得られるメリット

オフィス環境を改善すべき理由について見てきました。様々な理由がありましたが、改善をするのなら、やはり改善によって得られるメリットも確認しておきたいもの。

 

ここからは、オフィス環境を改善することで得られるメリットについて解説していきます。

 

従業員の健康が維持しやすくなる

オフィス環境を改善することで、従業員の健康を維持しやすくなるというメリットが挙げられます。

 

上記までで触れてきたように、温湿度の問題やストレスの原因をなくせるため、従業員の精神的負荷を軽くできるという仕組みです。

 

オフィス環境は見た目や機能性だけでなく、空気質にも深く関わりがあるため「企業の健康経営促進」を考慮する場合はトータルケアが必要です。

 

生産性向上にもつながる

オフィス環境の改善によって業務効率が低下を防ぐことで、生産性向上に貢献。従業員の満足度が上がれば、「自社のために頑張ろう」という気持ちも高まり結果的に業務効率が上がることで生産性向上にもつながることが期待できます。

 

離職率の低下・優秀な人材を確保しやすくなる

離職率の低下や優秀な人材を確保しやすくなるというメリットも期待できます。これらのメリットは、従業員の満足度が向上する結果からつながっています。

 

労働環境が良好な場合は転職したいとは思わないものです。また、従業員が自発的に頑張れるようになれば、企業そのものも成長繋がります。

 

従業員を大切にし、成長している企業となれば、外部の優秀な人材からも注目を集めるようになるのです。

 

このように、オフィス環境の改善という、直接的には経営や生産性に関係ないと思われることであっても、プラスの循環を作り出すことは可能となります。

【インテリア】オフィス環境の改善方法

ここまでオフィス環境改善の必要性やメリットについて解説してきました。

 

ただ業務を行うオフィスの環境を変えるだけで、こんなに違うのかと驚かれた方も多いでしょう。ここからは「では実際に、どのようにオフィス環境を変えれば良いのか？」といった点にフォーカスして解説していきます。まずはオフィスの環境改善「インテリア編」です。

 

動線を考えたデスク・キャビネットの配置

 

まず、動線を考えたデスク・キャビネットの配置が重要です。

 

ここまで何度か触れてきたように、デスクの間が狭すぎたり広すぎたりすると、移動やコミュニケーションに弊害が出てしまいます。そのため、部屋の広さを考えた上で、まずは動線を考えてデスクやキャビネットの置き場所を決めていきましょう。

 

配置を決めるときのポイント一例は以下の通りです。

部屋の広さによっては、動線を優先すると必要な人数分のデスクが治まらないケースも考えられます。そのような場合は、そもそも部屋の広さと従業員の人数が適当なのかといった点から見直してください。

 

オフィス家具は機能性・デザインにこだわる

 

オフィス家具を新調できる場合は、機能性やデザインにこだわりましょう。業務を行うオフィスでは、機能性にこだわることで従業員の身体的な負担を減らせます。

 

一方、休憩室や休憩スペースの家具は、リラックスを誘うようなデザインをチョイスすると、休憩室とオフィスでの過ごし方にメリハリが出て、仕事に集中しやすくなります。

 

仕事をするオフィスにデザイン性は関係ないと考える方も一定数おられますが、色やデザインによる印象は気持ちにも影響します。必要ないと切り捨てるのではなく、過ごしやすさや集中しやすい色・デザインにもこだわってみましょう。

 

照明のデザイン・明度を見直す

 

照明のデザインや明度を見直すことも重要です。単純に薄暗いオフィスでは、業務を進めにくい場面も多く、効率が下がってしまうからです。

 

照明の数自体が少ない場合は、業者を入れて照明を付けられるポイントを増やしましょう。照明の数ではなく明度の問題であれば、今より段階的に明るくしていくことで、ちょうど良い明度を見つけることができるはずです。

 

また、LED照明は従来の蛍光灯より目に優しく、明度の数が豊富で長寿命です。蛍光灯を使っているのであれば、これを機にLEDに変更することも検討してみてはいかがでしょうか。

 

観葉植物（グリーン）を設置する

 

オフィスに観葉植物を設置する方法もおすすめです。ショップで観葉植物を購入、自社の好きなところに置くだけなので、大掛かりな環境改善が難しい場合でも手軽に始められるでしょう。

 

観葉植物（グリーン）をオフィスに置き、緑視率を高めることで、ストレス低減の効果があるとされています。

 

実際、部屋内に植物（グリーン）を設置することによって、生理的・心理的にどのような変化があるのかを研究した論文（※2）でも、抗不安・活力がみなぎる（慣れた環境の場合）効果が期待できるとされています。

 

オフィス環境の改善で何から始めようと迷うのなら、手軽に始められる観葉植物の設置から始めてみましょう。

 

【目的別ルーム】オフィス環境の改善方法

続いては、オフィス環境の改善方法として、設置をおすすめする「目的別ルーム」について解説していきます。

 

休憩室以外は、なかなか思いつかない業種も多いと感じるのでぜひ確認してください。

 

ゆっくり休める休憩室を作る

 

単純な休憩室ではなく、ゆっくり・しっかりと休める休憩室を机いましょう。ゆっくりと休む暇もなく、長時間業務に向き合っても効率が良くなるわけではありません。それよりも、ゆっくり休める休憩室を作ることで、業務と休憩時間のメリハリがつき、業務に集中しやすくなります。

 

また、休憩室は従業員同士がコミュニケーションをとる場でもあります。

 

ゆっくりしたいと思わせられる休憩室であれば、業務ではつながりのない従業員同士が顔を合わせる頻度も増えていくでしょう。結果的に、横のつながりや従業員同士の絆を深める結果が期待できるのです。

 

防音室・防音ブースがあると便利

 

集中しにくい環境からの改善が難しい場合は、防音室や防音ブースを作る方法もおすすめです。

 

防音室・防音ブース共に、部屋の中に入っている間は外界の音を遮断できるため、集中が必要な細かな作業や、WEBミーティングなどを静かな環境で行うことができます。

 

既存のオフィスを防音室にすることが難しい場合は、防音ブースと呼ばれる後付けができる防音個室の導入がおすすめです。複数人が入れる大きなものから個人用までサイズも豊富なため、オフィスの大きさや目的によって選んでみましょう。

 

【空気・空調設備】オフィス環境の改善方法

 

続いては、空気・空調設備に関するオフィス改善を見ていきましょう。

 

従業員が抱えるオフィス環境への不満の中でも、空気や空調関係の不満は多く、種類も多岐にわたります。今すぐできる方法から、プロの手を借りる方法まで早速解説していきます。

 

暑すぎ・寒すぎを防ぐ

まず、空調の設定温度を確認し、暑すぎ・寒すぎるという問題を解決していきましょう。

 

厚生労働省：労働基準局安全衛生部労働衛生課が基準規則として定めている（※3）のは18度以上28度以下となります。

 

ただ、上記の数字はあくまでも基準であり、その日その日の外気温や従業員個人の体調などによっても適切な温度は異なります。そのため、空調の数字だけにとらわれず、従業員全員が快適に過ごせるような工夫が必要です。

 

一例としては以下のような方法が挙げられます。

サーキュレーターを使うことで、空気を循環させてオフィス内の温度差を低減させることができます。また、冬場は加湿器で湿度を上げることで、体感温度を上げることが可能です。

 

フリーアドレスは、個人のデスク位置を固定しないことで、従業員が好きなデスクを使えるようにする制度。空調から離れた席にするなど、従業員側が自身にちょうど良いと思える温度の場所を探せるようになります。

 

空気の質を定期的にチェックする

 

空気がこもらないよう定期的に換気をすることはもちろん、併せて空気の質を定期的にチェックするようにしましょう。

 

オフィスの空気が想像以上に汚れている可能性があるからです。

 

PM2.5やハウスダスト、花粉、さらにはOA機器から発生する化学物質など、目に見えない汚染物質が漂っていることも。新鮮でクリーンな空気は、従業員の健康維持だけでなく、集中力の向上にもつながります。

 

定期的に空気清浄機や換気扇のフィルターを清掃するだけでなく、必要に応じて空気清浄機の導入を検討してもよいでしょう。

 

ただ、空気の質を定期的にチェックしろと言われても、なかなか難しいと感じる方も多いですよね。そこでおすすめしたいのが、株式会社マクニカが扱う「空気質モニタリングソリューションサービス【AiryQonnect】」です。

 

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AiryQonnectは温湿度、CO2、TVOCガス、PM2.5など空気環境を計測するための高精度センサー。現在の空気質がどうなっているのかをリアルタイムでモニタリングできるため、従業員の健康を守ることと併せて、自社に来訪されたお客様に安心・安全を届けることも叶います。

 

ニオイ対策を行う

 

オフィス内のニオイは、従業員にストレスを感じさせる原因となりえます。特に、お弁当やゴミのニオイ、トイレを始めとする水回りのニオイは、人に不快感を与えやすいので普段から意識して清潔にしておく必要があります。

 

では、ニオイは同対策すべきなのかと言えば、基本は発生源の特定と除去です。ゴミはこまめに捨てる、生ゴミは密閉容器に入れるなどの対策を徹底しましょう。また、消臭剤の活用や、定期的な清掃も効果的です。

 

ただ、古い建物やテナントが多いビルなどになると、どれだけ対策を行ってもニオイがとれなかったり、対策のしようがなかったりもするでしょう。こもったような木材のニオイが残る・階下に料理屋が入っているなどですね。

 

そのようなときは、弊社の「酸素クラスター除菌脱臭装置【レビオン】」をお試しください。確かな効果で、ニオイの問題を解決に導きます。

 

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香りを活用して業務効率アップ

特にニオイの問題はない、もしくはニオイ問題が解決できた場合は、香りを能動的に活用して業務効率アップを狙ってみましょう。

 

香りは人の感情や行動に大きな影響を与えることが科学的に証明されています。オフィスに適切な香りを取り入れることで、従業員の気分をリフレッシュさせたり、集中力を高めたりする効果が期待できるでしょう。

 

ただし、香りの好みは個人によって大きく異なります。Aさんにとっては良い香りであっても、Bさんには苦手な香りだったということも。香りには実際的な効果が期待できる分、合わなかったときには頭痛を引き起こすようなケースもあります。

 

そのため、香りを活用する際には、できるだけ万人受けをする香りを選ぶとともに、本格的に導入する前にテスト期間を設けるようにしましょう。

 

 

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弊社が扱う「業務用アロマディフューザー【シュヴァリテエール】」は、現在2週間の無料お試しキャンペーンを開催中です。長年ニオイ・消臭・香りの研究を行ってきた弊社の製品をぜひお試しください。

 

オフィスにおすすめの香り

オフィスに香りを導入するとした場合、実際にはどんな香りが良いのかと迷う方も多いでしょう。そこで、ビジネス周りでおすすめの香りを、期待できる効果ごとに以下からご紹介します。

弊社では上記を使ったフレグランスはもちろん、オリジナルブレンドで御社だけの特別な香りを作成することも可能です。香りはブランディングにも活用できるため、オフィスに用いる以外のご相談も承っております。

 

【災害対策】オフィス環境の改善方法

万が一の災害に備えることも、オフィス環境改善の重要な側面といえます。従業員の安全を守るためにも、日頃からの備えを怠らないことが大切です。具体的な方法について以下から見ていきましょう。

避難経路のレイアウトを見直す

まずは、避難経路の例合う後を見直し、本当に今の状態で迅速な非難が可能であるかを確認しましょう。

 

災害時に最も重要なのは、従業員が安全かつ迅速に避難できることだからです。見直すべきポイントは以下の通りです。

 

・避難経路の確保: 廊下や階段に物を置かない、避難口を塞がない ・避難経路の明示: 避難経路図を掲示する、誘導灯を設置する ・定期的な避難訓練: 実際に避難経路を通り、問題がないか確認する 特に、オフィスが手狭になると廊下や避難口など、普段は使わないところに「今だけ」と、荷物を置いてしまうことがあります。そのようなことが起きないよう、定期的な見直しも行うようにしましょう。

 

オフィス家具の転倒防止対策も重要

上記でも軽く触れましたが、オフィス家具の転倒防止対策も重要です。

 

地震発生時、オフィス家具の転倒は大きな危険を伴います。特に、書類棚やロッカー、コピー機などの重い家具は、転倒すると従業員を巻き込んだり、避難経路を塞いだりする可能性があります。

 

そのため、万が一を起こさないためにも、以下を参考に対策を行っていきましょう。 ・転倒防止器具の活用: L字金具、転倒防止ベルト、ストッパーなどで家具を固定する ・背の高い家具の配置: 背の高い家具は壁に固定するなど、転倒しにくい工夫をする ・重いものの収納: 重いものは低い位置に収納し、重心を下げる これらの対策を講じることで、地震による被害を最小限に抑え、従業員の安全を確保できます。

 

なお、災害とは、何も地震だけとは限りません。併せて、消火器の使用期限や備蓄食料などの確認も定期的に行いましょう。

 

オフィス環境改善を成功させるポイント

オフィス環境改善の必要性やメリット、具体的な方法について解説してきました。

 

しかし、具体的な方法と言っても、全てを一度に行えるわけではありません。また、オフィスによってできること・できないことも違うはずです。そこでここでは、オフィス環境改善を成功させるために、別の面からポイントを見ていきましょう。

 

改善をするときは従業員目線を取り入れる

オフィス環境の改善を行うときは、経営陣など上層部だけの意見で進めず、必ず従業員の意見を取り入れましょう。

 

オフィスを利用するのは従業員です。彼らの意見や要望を無視して改善を進めても、本当の意味で快適で使いやすいオフィスにはなりえません。

 

アンケートの実施やヒアリングを通じて、従業員がどのような課題を感じているのか、何を求めているのかを把握することが成功の鍵です。

 

従業員が「自分たちのオフィス」という意識を持てるよう、積極的に巻き込んでいきましょう。

 

他社のオフィスを参考にするのもあり

自社のオフィスを見てもイメージが膨らまない場合は、他社のオフィスを参考にする方法もおすすめです。

 

オフィスの広さが同じような企業や、同業他社であればレイアウトやインテリアに参考にできる点が多いはずです。

 

企業のWebサイトやオフィス紹介記事、あるいは実際にオフィス見学に参加することで、新しいアイデアやヒントを得ることができます。

 

ただし、他社の事例をそのまま導入するのではなく、自社の文化や働き方に合わせてカスタマイズすることが重要です。

 

オフィス環境改善に詳しいプロに相談する

 

「何から手をつけて良いか分からない」「専門的な知識が足りない」と感じる場合は、オフィス環境改善のプロに相談するのも一つの方法です。

 

専門的な知識を持つプロであれば、オフィスのどこがどのように改善が必要なのかをしっかりと説明してくれます。

 

全てをプロに任せてしまうと費用が心配な場合は、自社内の知識ではカバーできない点だけを依頼する方法もあるでしょう。香り・ニオイ関係で難しいと感じるのであれば、弊社にお気軽にご相談ください。

 

オフィス環境の改善時によくあるQ&Aもチェック

ここまでオフィス環境改善についての解説を行ってきましたが、まだ、もう少し分からないことがある…。という方もおられるでしょう。

 

そこで、以下からは、オフィス環境の改善時によくある質問を、答えと併せて確認していきましょう。

 

 

 

 

 

まとめ

オフィス環境というごく身近だからこそ、なかなか目をやらないであろう部分の改善について解説してきました。

 

改善が必要な理由はもちろん、多様なメリットが期待できる点には、驚かれた方も多いのではないでしょうか。手軽に行える改善方法も多かったため、大規模な改善が難しくても、一つずつ従業員が使いやすいオフィスへと改善していきましょう。

 

ただ、オフィス環境の改善は、一度行ったら終わりではありません。従業員のニーズや働き方の変化に合わせて、常に最善の環境を追求していくことが重要です。

 

特に、オフィス環境のニオイ問題は、なかなか一般の方には対処がしづらい面もあると感じます。空気の質が悪いように感じる、ニオイが取れなくて困っている、香りを導入してみたいけれど何から始めれば良いのか分からない…。

 

このようなお悩みを抱えた際には、ぜひ弊社にお気軽にご相談ください。